Otázky a odpovede.
Čo sa pýtajú agentúry, dodávatelia a účtovníci, kým začnú.
Pre agentúry
Moji dodávatelia to nebudú chcieť používať.
Nemusia nič inštalovať ani si pamätať heslo. Príde im e‑mail s hotovou faktúrou a potvrdia ju jedným kliknutím.
Čo ak dodávateľ koncept nepotvrdí?
Faktúra sa nevystaví a za dodávateľa ju nepotvrdíme. Pripomienky chodia samy a každý v procese vidí, koľko dní zostáva z 15-dňovej lehoty.
Je to self-billing?
Podľa nastavenia. Faktúru vystaví dodávateľ sám, alebo ju za neho vystaví agentúra na základe písomnej dohody a jeho súhlasu s každou faktúrou.
Odkiaľ berie systém odvedenú prácu?
Z CSV, z tabuľky mesiaca, kde ju manažér doplní ručne, alebo ju zadá sám dodávateľ, ak to agentúra povolí. Manažér ju potom schváli alebo vráti s komentárom.
Ako pozveme desiatky dodávateľov?
Každého pozvete e‑mailom so skupinou a sadzbou, hromadné pozvanie zatiaľ nemáme. Keď nahráte odvedenú prácu z CSV, neznáme e‑maily sa ukážu v zozname a pri každom je tlačidlo Pozvať s vyplneným e‑mailom.
Pre dodávateľov
Musím si niečo inštalovať alebo registrovať?
Nie. Agentúra vás pozve e‑mailom, faktúru otvoríte odkazom a prihlásite sa bez hesla.
Čo ak na faktúre niečo nesedí?
Kliknete na pole a navrhnete opravu. Agentúra ju schváli, koncept sa prepočíta a vy potvrdíte až správnu faktúru.
Nie som platiteľ DPH. Čo dostanem?
PDF bez DPH s kódom PAY by square. Toto PDF je vaša faktúra, XML vzniká len platiteľom DPH.
Fakturujem viacerým agentúram. Mám viac účtov?
Jeden. Všetky agentúry, ktoré vás pozvali, vidíte v jednom účte a každá vidí len svoje faktúry.
Pre účtovníctvo
Nahradí to náš účtovný program?
Nie, doplní ho. Faktúry sa pripravia a potvrdia v okfaktura a účtovníctvo si každý mesiac stiahne celý mesiac vo formáte, ktorý potrebuje.
Ako sa opraví už vystavená faktúra?
Nemení sa. Vystaví sa dobropis s odkazom na pôvodnú faktúru a nová faktúra s novým číslom, pôvodná ostáva nezmenená.
Čo sa kontroluje pred vystavením?
Náležitosti podľa § 74, zápis v registri, IBAN a pri platiteľovi DPH aj XML pravidlami Schematron. Chyba zastaví vystavenie.
Cena
Kto je aktívny dodávateľ?
Dodávateľ, ktorý mal vystavenú faktúru za daný mesiac. Pozvaní dodávatelia bez faktúry sa nepočítajú.
Môže nás prekvapiť vyšší účet?
Nie. Limit dodávateľov si nastavíte sami, na začiatku je 25. Pred každým zvýšením sa vás opýtame a ukážeme najvyššiu mesačnú cenu. Platíte len za aktívnych dodávateľov a nikdy za viac, ako je váš limit.
Je k cene DPH?
Nie. Nie sme platiteľom DPH, ceny sú konečné.
Máme viac agentúr. Platíme viackrát?
Cena sa počíta za každú agentúru podľa jej aktívnych dodávateľov. Nad 250 dodávateľov pripravíme individuálnu ponuku.
Podpora
Mám inú otázku.
Napíšte podpore. Odpovedáme v pracovné dni, zvyčajne do niekoľkých hodín. Kontakt a podpora
Bezpečnosť
Kde sú dáta a kto ich vidí?
Servery a databáza sú vo Frankfurte. Dodávateľ vidí len svoje faktúry, agentúra len svojich dodávateľov. Agentúry toho istého dodávateľa sa navzájom nevidia.
Ako si odnesieme dáta, keď odídeme?
Vlastník alebo administrátor stiahne úplný export: všetky vystavené faktúry a dobropisy v PDF, u platiteľov DPH aj v XML, súhrn v CSV, dodávateľov so skupinami a sadzbami, denník aktivít a poznámky. Po skončení zmluvy máte ešte 6 mesiacov na stiahnutie úplného exportu.
Kto ďalší spracúva naše údaje?
Vercel (hosting webu a aplikácie, Frankfurt), Neon (databáza, Frankfurt), Resend (odosielanie e‑mailov, USA), Cloudflare R2 (kópie dokladov, EÚ) a Google Workspace (schránka office@ergodic.sk na hlásenia o problémoch, EÚ a USA). Presne ich uvádza zmluva o spracúvaní osobných údajov. Zoznam subdodávateľov
Zálohujete databázu?
Áno, priebežne, s obnovou k bodu v čase 24 hodín dozadu.
Vyskúšajte to na januárových faktúrach.
Ukážeme vám celý mesačný cyklus na údajoch vašej agentúry, od odvedenej práce po export pre účtovníctvo.